Kowloon饭店是香港一家有736间房的奢华饭店,且是香港和上海饭店集团(Hong Kong & Shanghai Hotels group)(HSH)。采访了九个主要部门的主管,这些部门包括:会计,前台,预定,信息系统,餐饮,客房服务,人力资源和培训,工程,销售和市场营销。这些访问是在1998年12月进行的。
在访问过程中,一些被访者指出,如果他们的计算机系统崩溃了,他们日常工作中的一部分可以通过人工处理。尤其是,那些餐饮部门、人力资源和培训部门,销售和市场部门的员工说他们可以人工处理日常的几乎所有工作。可是,人工处理一个部门的业务并不是长期的解决之道。相反的,那些可以不用计算机而用人工处理问题的部门,如前台经理,信息系统部门和会计部门经理发现,在计算机系统崩溃时,部门工作也瘫痪了。
表格1显示了,各种不同的工作任务在何种程度上可以用人工处理,并揭示了计算机系统在各个部门崩溃后的可能性的结果。
表格1还列出了在Kowloon饭店计算机系统崩溃后的可能性结果。这些结果涉及操作领域,如无法在前台对房间进行缴费,无法要求客房服务,还涉及决策领域,如错误地计算人力资源和培训的长期花费,以及无法预测未来的房间预定。毫无疑问,这些影响会严重影响饭店经营决策并因此影响消费者服务的质量。
有必要提及的是,HSH的资深职员深知Y2k问题以及它对HSH旗下饭店的影响。因此,HSH建立了复杂的Y2K项目,囊括了旗下所有的受到Y2K影响的饭店。因此,许多Kowloon饭店的经营者了解到Y2K问题。更为重要的是,该饭店那些知道Y2K问题的经营者熟悉全公司范围内的Y2K政策,他们知道解决这个问题的不同阶段。
HSH的全面方案和对信息系统的大力支持意味着Kowloon饭店的经营者了解Y2K问题,并对该问题游着全面的积极的态度。表格2显示了各个部门对Y2K问题的认识程度,并列出了牵扯其中外部因素,指出了来自信息系统部门的技术支持。在此研究中餐饮部和客房服务部的员工并不了解Y2K问题。在这两个部门中,对Y2K问题的无知可能是由于职员的对技术知识的欠缺。尤其是,餐饮部经营者指出他们部门的任务在短期内可以人工完成,不必用电脑。
如果Y2K问题在饭店发生的话,对饭店业务会有不同的影响。表格3现实了饭店经营者指出的一些在Kowloon饭店潜在的Y2K问题,以及对这些问题的可能性解决方案。
Kowloon饭店的经营者相信Y2K问题会导致不正确的信息处理,导致利润流失和客户信心的流失。而且,饭店经营者普遍相信测试计算机设备会帮助解决这些问题。信息系统经理建议说,建立处理Y2K问题或其他未来技术危机的应急计划是非常重要的。
作为信息密集型组织,饭店高度依赖信息技术来提供快速、准确和有用的信息来进行管理的信息决策。Kowloon饭店应用信息技术于各个不同的领域。例如,一些部门如会计,前台和预定部门完全依赖信息技术。Kowloon饭店将他们的重要业务分为如下三个领域,每一个领域都都严重地受到Y2K问题的影响。
第一, IT/MIS,例如Fidelio,ACCPAC,计算机和办公自动化。
第二, 建立服务和设施,包括工程,ELV (electronic low voltage),非计算机设备,例如电话交换,接通控制,火警和安全系统,以及BMS(建筑管理服务)。
第三, 商业伙伴和重要的供应商,如电力、天然气、水,电子通讯设备,银行,信用卡确认服务提供商,以及会计业务提供者。
Kowloon饭店的潜在的Y2K问题结果可能令人不快。如前所述,这些不利的结果是利润和消费者的流失,业务无法正常运作,错误的报告,公司内部的无法沟通。对这些问题的可行性解决是确保现存的设备和Y2K问题相适合,并替代和Y2K问题不合的设备。 在Kowloon饭店,现存的危机恢复方案是针对Y2K问题的应急问题的补充。此外,Kowloon饭店的母公司认识到Y2K可能会引起潜在的管理断裂,并理解其深远愿意。