学生档案管理系统是学校运作过程中最主要、最核心的部份，是学校发展的保障。用户的需求具体体现在各种信息的提供、保存、更新和查询，这就要求数据库结构能充分满足各种信息的输入和输出。收集基本数据、构建数据结构以及数据处理的流程，组成一份详尽的数据字典。实现数据规范化、自动化的计算机管理，是一个管理规范、动作高效的企事业单位的必然要求。
过去人们都利用人工管理文件资料来管理学校信息，这种管理方式繁琐、效率低。随着计算机领域的不断扩展，管理系统日趋完善，信息技术对社会发展和经济增长的作用越来越明显。随着知识经济的到来，人类已逐步进入信息化社会。信息增加的速度越来越快，人们希望利用先进的管理理论、方法、手段来得到并处理越来越多的信息，以提高工作效率和管理水平。信息资源对人们社会生活的重要性不断提高，信息的收集、传输、加工与利用等活动日益成为人们社会活动的重要组成部分。学校中利用计算机的强大功能进行管理已经比较成熟。管理信息系统的产生和发展正好可以满足人们的这种需要。

系统开发的总体任务是实现学生档案管理的系统化、规范化和自动化。
系统功能分析是在系统开发的总体任务的基础上完成的。学生档案管理系统需要完成的功能主要有：
1.学生基本信息管理，对学院学生的基本信息进行添加删除和修改管理。
2.学生照片信息管理，对学生的照片信息进行管理，将学生与照片一一对应，上传到系统中。
3.学生教育经历管理，对学生参加的教育培训等信息进行登记管理。
4.学生学籍管理，对学生的学籍信息进行管理。
5.学生奖惩管理，对学生在校期间的奖惩信息进行登记和管理。
6.学生成绩管理，对学生的成绩信息进行管理。
7.院系管理，对学校的院系信息进行管理。
8.班级管理，对院系中的班级信息进行管理。
9.课程设置管理，对学生所学课程进行管理。
10.课程成绩报表，查询统计某个班级某门课程的成绩报表。
11.学生学籍表，查询某个学生的学籍信息。
12.学生基本信息报表，查询统计学生的基本信息。
13.学生教育经历报表，查询统计学生的教育经历情况。
14.学生奖罚报表，对学生在校期间的奖罚信息进行查询统计。